La ventana de documentos, botón por botón

Primero: los estatus de un documento

Estatus	Qué significa
Borrador	Lo estás armando. Se guarda solo mientras capturas.
Emitido	Ya está terminado y entregado. Todavía se puede corregir mientras no tenga CFDI timbrado, documentos derivados activos ni pagos aplicados.
Cerrado	Concluido. Una factura timbrada queda cerrada. Un documento sin CFDI se puede volver a Abrir.
Cancelado	Anulado. Solo se puede consultar.

ImportanteLos botones marcados con ⚠ en esta guía no se pueden deshacer. Facter siempre pide confirmación antes.

1Folio y navegación

1‹ 1 de 8 ›: pasa al documento anterior o al siguiente del listado, con los mismos filtros, sin cerrar la ventana. Atajo: Alt + ← / →. Solo aparece si abriste el documento desde el listado.
2Estatus del documento: Borrador, Emitido, Cerrado o Cancelado. En facturas timbradas aparece además CFDI Timbrado.

Flechas de navegación 1 de 8 y el estatus Borrador marcados

2Los botones de arriba

Botones Generar, Preparar CFDI, Imprimir, flecha de descarga, Registrar Venta, Emitir y Cancelar marcados

Botón	Para qué sirve	Cuándo aparece
1 Generar ▾	Crea otro documento a partir de este, con los mismos datos: de cotización a pedido, remisión, factura u orden de trabajo; de pedido a remisión o factura; de remisión a factura; de factura a nota de crédito o remisión. Si el documento seguía en borrador, primero lo emite.	Borrador, Emitido o Cerrado.
2 Preparar CFDI	Abre la vista previa para timbrar ante el SAT. El número amarillo indica observaciones fiscales por revisar.	Facturas, notas de crédito y traslados sin timbrar.
3 Imprimir	Abre el PDF del documento comercial.	Documentos sin CFDI.
4 ▾ junto a Imprimir	Elige Ver o Descargar el PDF. En cotizaciones, pedidos y remisiones también ofrece la versión de ticket, si la tienes activa.	Junto a Imprimir.
5 Registrar Venta	Registra que la venta ya se cobró o quedó a crédito, para llevarla en cobranza aunque no factures todavía.	Cotización, pedido, remisión o factura en Borrador o Emitido, con cliente.
6 Emitir	Da por terminado el documento. Pide al menos un concepto y ningún precio en $0.	Borrador.
7 Cancelar ⚠	Anula el documento comercial (no el CFDI). Puedes escribir un motivo. Si la remisión ya sacó mercancía, primero hay que cancelar el movimiento de inventario.	Borrador o Emitido, sin CFDI y sin documentos derivados activos.

El menú ▾ de Imprimir:

Menú de Imprimir con las opciones Ver y Descargar

Con una factura ya timbrada los botones cambian:

Botones de una factura timbrada: Generar, Enviar, Cancelar CFDI, Descargar PDF y Descargar XML marcados

Botón	Para qué sirve
1 Generar ▾	Nota de crédito o remisión de esta factura.
2 Enviar	Manda el PDF y el XML por correo. Mira Envía o descarga una factura.
3 Cancelar CFDI ⚠	Cancela la factura ante el SAT. Mira Cancelar una factura.
4 Descargar PDF ▾	CFDI completo, Solo Carta Porte (si la lleva) o ticket de 80 mm.
5 Descargar XML	El archivo fiscal.

3Otros botones que pueden aparecer arriba

Botón	Para qué sirve	Cuándo aparece
Cerrar (candado) ⚠	Cierra el documento. En remisiones y recepciones con mercancía pendiente te deja elegir Cerrar y afectar inventario o Cerrar sin afectar inventario.	Emitido, sin CFDI.
Abrir	Regresa un documento cerrado a Emitido. Queda registrado en la Línea de Vida.	Cerrado, sin CFDI.
Enviar	Manda el PDF comercial por correo.	Cotización, pedido, remisión y documentos de compra sin CFDI.
Cancelar Venta ⚠	Deshace una venta registrada.	Con venta registrada y sin CFDI.
Aplicar Descuento ⚠	Descuenta la nota de crédito del saldo de su factura.	Nota de crédito timbrada y sin aplicar.
Subir CFDI / Subir PDF	Adjunta el XML o el PDF que te mandó tu proveedor.	Facturas de compra.
Solicitar cancelación	Pide a tu proveedor que cancele su factura ante el SAT.	Facturas de compra con CFDI.
Quitar CFDI unido ⚠	Separa el CFDI que uniste a una compra al conciliar. La compra se queda sin XML y se puede volver a conciliar después.	Compras conciliadas.

4Los datos generales

1Tipo de documento: cotización, pedido, remisión, factura…
2Sucursal: define con qué serie y folio sale el documento.
3Configurar serie y folio: cambia la numeración de esa sucursal. Mira Sucursales, series y folios.
4Cliente: búscalo por nombre o RFC. La × lo quita.
5+: da de alta un cliente nuevo sin salir.
6Editar cliente seleccionado: corrige sus datos, por ejemplo con su constancia.
7Moneda: pesos o dólares. Con otra moneda aparece el tipo de cambio.
8Observaciones: texto que se imprime en el documento y en el CFDI. Tu empresa puede hacerlo obligatorio.

Datos generales con tipo de documento, sucursal, configurar serie, cliente, nuevo cliente, editar cliente, moneda y observaciones marcados

5La barra de herramientas

1Nota de pie: texto que se imprime al final del documento, por ejemplo tus datos bancarios o condiciones de entrega. En facturas eliges si también va en el PDF fiscal. Se ve encendido cuando ya hay una nota.
2Anticipo: marca la factura como anticipo del cliente, para descontarlo después en otra factura. El ? explica cómo funciona. Solo en facturas.
3Insertar sección: agrupa conceptos bajo un título, por ejemplo “Material” y “Mano de obra”. Cada sección se puede subir, bajar, renombrar, eliminar ⚠ (borra también sus conceptos) o convertir en un documento aparte.
4Insertar impuesto local: un impuesto estatal o municipal (traslado o retención) con su nombre y tasa.

Barra de herramientas con Nota de pie, Anticipo, Insertar sección e Insertar impuesto local marcados

AtajoDebajo de la barra pueden aparecer avisos con su botón: observación fiscal (con la corrección lista), Aplicar anticipo (si el cliente tiene anticipos con saldo), Ir a Inventario o los Documentos relacionados: la etiqueta de origen o derivado, que abre ese documento al pulsarla.

6Agregar productos: el engrane

El engrane 1, junto al buscador de productos, ajusta cómo buscas. Facter lo recuerda para tu usuario.

2Buscar en: todos los campos, solo SKU o solo nombre. “Solo SKU” es útil con lector de código de barras.
3Al seleccionar: Seguir buscando deja el cursor en el buscador para agregar el siguiente; Ir a cantidad lo lleva a la cantidad del producto que agregaste.

Menú del engrane con las opciones Buscar en y Al seleccionar marcadas

7Los botones de cada concepto

1Personalizar base de impuestos: para cuando el impuesto se calcula sobre una base distinta al importe. Casos especiales; si no lo necesitas, no lo toques.
2Subir: mueve el concepto un lugar arriba.
3Bajar: un lugar abajo.
4Ver / Editar: abre el concepto completo (paso 8).
5Cuadrar desde el total: escribes el total que quieres cobrar y Facter calcula el precio unitario para llegar exacto.
6Duplicar concepto: hace una copia del renglón.
7Eliminar ⚠: quita el renglón.

Renglón de concepto con Personalizar base de impuestos, Subir, Bajar, Ver y editar, Cuadrar desde el total, Duplicar y Eliminar marcados

Cómo funciona cada uno, con ejemplos, en Los botones de cada concepto; el = paso a paso en Cuadra la factura a un total exacto.

AtajoEl ⇄ junto a Desc. cambia el descuento entre importe en pesos y porcentaje. Un candado en un concepto indica que su mercancía ya salió del almacén y ya no se puede cambiar.

8La ventana de un concepto

1Concepto: nombre, descripción y claves del SAT.
2Impuestos: el objeto del impuesto y qué impuestos lleva, solo en este documento. No cambia tu catálogo.
3Campos Dinámicos: datos adicionales que tu empresa haya configurado.
4Complementos: Cuenta Predial (rentas), Hidrocarburos y Petrolíferos, o Instituciones Educativas (colegiaturas). Cómo llenarlos en Complementos de un concepto.
5Personalizar No. Identificación: un código distinto al SKU en el XML.
6Contenido en el XML: qué texto del concepto va en el XML. Solo nombre es lo normal; también puedes elegir Nombre + descripción o Solo descripción. Junto a cada campo dice si va o no en el XML, y abajo, en Así saldrá en el XML, ves el texto exacto y cuántos caracteres lleva (máximo 1000). La descripción que no va en el XML se imprime en el PDF como comentario.
7Obtener Claves del producto desde el catálogo: vuelve a tomar las claves del SAT de tu catálogo si las cambiaste aquí.
8Duplicar: copia el concepto. Con Anterior y Siguiente, arriba, pasas al concepto de al lado sin cerrar.

Ventana de un concepto con sus cuatro pestañas y las opciones Personalizar No. Identificación, Contenido en el XML, Obtener claves y Duplicar marcadas

Pestaña Complementos del concepto con Cuenta Predial, Hidrocarburos y Petrolíferos e Instituciones Educativas marcados

9Las pestañas

Pestañas General, Configuración, Relaciones CFDI, Notas, Gastos, Complementos y Línea de Vida marcadas

Pestaña	Para qué sirve	Dónde aparece
1 General	Datos, conceptos y totales.	Siempre.
2 Configuración	Decimales de este documento y afectación automática de inventario.	Documento guardado.
3 Relaciones CFDI	Liga este CFDI con otros según el SAT: sustitución, nota de crédito, anticipo…	Facturas y notas de crédito.
4 Notas	Notas internas del equipo. No se imprimen.	Documento guardado.
5 Gastos	Gastos de esa venta para ver tu margen de utilidad.	Facturas.
6 Complementos	La Carta Porte. Mira Factura con Carta Porte.	Facturas.
7 Línea de Vida	Todo lo que le pasó al documento, quién y cuándo.	Documento guardado.
Inventario	Salidas o entradas de almacén. Mira Entrega mercancía con una remisión.	Remisiones y recepciones.
Errores Timbrado	Por qué el SAT rechazó el CFDI, con el detalle técnico.	Facturas que no se pudieron timbrar.

10Pestaña Configuración

1Precisión de decimales: 2, 3, 4 o 6 decimales para los cálculos de este documento. Por omisión usa la de tu empresa.
2Guardar configuración. Si ya tenías conceptos, edita cualquiera para que se recalculen los totales.
3El interruptor de Afectación Automática de Inventario…
4…hace que, al timbrar esta factura, Facter genere su remisión y saque la mercancía del almacén solo. Pulsa Guardar al lado.

Pestaña Configuración con precisión de decimales, Guardar configuración y Afectación Automática de Inventario marcados

11Pestaña Relaciones CFDI

Aplicar anticipo 1 descuenta un anticipo que el cliente ya pagó. Agregar Relación 2 liga este CFDI con otro por su UUID: por ejemplo la relación 04 cuando esta factura sustituye a una cancelada.

Pestaña Relaciones CFDI con los botones Aplicar anticipo y Agregar Relación marcados

12Pestañas Notas, Gastos y Línea de Vida

Notas: escribe 1 y pulsa Agregar nota 2 (o Ctrl + Enter). Son internas: el cliente no las ve. Solo puedes editar o borrar tu nota más reciente.

Pestaña Notas con el campo de texto y Agregar nota marcados

Gastos: el margen de esta venta 1. Con Agregar gasto 2 capturas un gasto a mano o lo ligas a una factura de proveedor, con comprobantes. Es información interna: nunca cambia el CFDI.

Pestaña Gastos con el margen de utilidad y Agregar gasto marcados

Línea de Vida: el historial completo, del más reciente al más antiguo: quién creó el documento 1, qué conceptos agregó 2, cuándo se emitió, timbró, envió o canceló.

Línea de Vida con Documento creado y Concepto agregado marcados

13Los botones de abajo

1Duplicar Documento: hace una copia nueva con el mismo cliente y conceptos. En facturas te deja elegir si la copia es factura o cotización.
2Importar ventas (Excel): carga muchos tickets de venta a Público en General en una factura. Solo en facturas en borrador.
3Cerrar: cierra la ventana. No cambia nada del documento.

Pie de la ventana con Duplicar Documento, Importar ventas y Cerrar marcados

En una factura timbrada aparece además Programar periodicidad 1, para repetirla cada mes. Mira Programa facturas que se repiten.

Pie de una factura timbrada con Programar periodicidad marcado

¿No se resolvió tu duda? Pulsa Ayuda en la barra de arriba de Facter y levanta un ticket.

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